Amaç ve kapsam
Bu kamuya açık özet politika, Tansel Us Sigorta ve Reasürans Brokerliği A.Ş. adına hizmet veren Dörtay Sigorta (Dörtay Şubesi) tarafından işlenen müşteri, sigortalı, hak sahibi, ziyaretçi ve temsilci kayıtlarının saklama ve imha esaslarını açıklar. Güvenlik nedeniyle ayrıntılı sistem/yetki envanteri yayımlanmaz.
Dayanak ve ilkeler
KVKK, ilgili sigortacılık, ticaret, vergi mevzuatı ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik esas alınır.
- Amaçla sınırlı ve gereken süre kadar saklama.
- Sebep sona erdiğinde imha değerlendirmesi.
- Yasal muhafazada yalnız gerekli veriyi kısıtlı tutma.
- İmha işlemini kaydetme ve geri getirmeyi önleme.
Saklama kriterleri
Tek süre bütün kayıtlara uygulanmaz. Süre; ürün/işlem, teklif sonucu, poliçe, yenileme/iptal/hasar, kanuni belge, zamanaşımı, denetim ve savunma ihtiyacına göre belirlenir; mevzuat değişirse güncellenir.
Kayıt grupları
- Teklif ve tamamlanmamış başvuru.
- Poliçe, zeyil, yenileme, iptal, işlem talebine eklenen noter satış/ruhsat belgesi ve müşteri işlem kayıtları.
- Hasar, asistans, şikâyet ve uyuşmazlık.
- Sağlık ve diğer özel nitelikli veri.
- Açık rıza, ticari ileti, ret ve aydınlatma ispatı.
- Muhasebe ve tahsilat yönlendirme.
- İşlem güvenliği ve teknik log.
- İsteğe bağlı dahili analitik.
Özel durumlar
Silme talebinde devam eden sözleşme, kanuni saklama, hak tesisi veya savunma ihtiyacı kontrol edilir. Zorunluluk varsa veri yalnız bu amaçla kısıtlanır; bittiğinde imha edilir.
Analitik olaylar en fazla 13 ay tutulur. Çerez tercihi kullanıcı silene veya sürüm değişene; teklif taslağı ise sekme/oturum sonuna kadar kalır.
İmha yöntemleri
- Silme: aktif sistemde erişim ve kullanımı kaldırma.
- Yok etme: kayıt veya ortamı geri getirilemez biçimde ortadan kaldırma.
- Anonimleştirme: kişiyle ilişkilendirmeyi geri döndürülemez biçimde kesme.
- Fiziksel evrak: güvenli parçalama veya yetkili imha.
Periyodik gözden geçirme
Saklama nedeni biten kayıtlar düzenli gözden geçirilir. Kapsam, yöntem, tarih ve sorumlu birim kaydedilir. Yedek kopya olağan dönüş içinde aktif kullanıma açılmadan temizlenir.
Roller ve güvenlik
İş birimleri saklama ihtiyacını, bilgi teknolojileri teknik imhayı, yetkili yönetim politika ve kontrolü yürütür. İmha yetkisi sınırlıdır; tedarikçinin veri iadesi ve imhası sözleşmeyle düzenlenir.
İlgili kişi talepleri
Talebinizi KVKK Aydınlatma Metni’ndeki usulle Maltepe Mah. Yedikule Çırpıcı Yol Sk. Topkapı Ticaret Merkezi No:3-5 İç Kapı No:359 Zeytinburnu / İstanbul veya doğrulama yapılmak üzere info@dortaysigorta.com üzerinden iletebilirsiniz. Kanuni saklama ve diğer şartlar kontrol edilerek gerekçeli yanıt verilir.
Güncelleme
Politika veri envanteri, hizmet, teknoloji ve mevzuat değiştiğinde gözden geçirilir; güncel tarih sayfa başında yayımlanır.
